Tugas Admin Gudang – Dalam sebuah perusahaan, tentu ada bagian atau divisi-divisi tertentu. Salah satunya adalah divisi logistik atau biasa disebut bagian gudang.
Gudang ini harus ada yang menangani, umumnya disebut dengan staff admin gudang. Seperti apa posisi staff admin gudang serta apa saja tanggung jawab dan tugas admin gudang? Berikut penjelasan selengkapnya.
Apa itu Admin Gudang?
Pasti masih sering ditemukan beberapa lowongan pekerjaan yang menawarkan posisi admin gudang. Namun, masih banyak yang belum paham apa itu admin gudang. Admin gudang juga sering disebut sebagai warehouse adalah sebuah posisi atau salah satu jenis pekerjaan yang ada di perusahaan terutama pabrik.
Lingkup pekerjaan seorang admin gudang adalah berfokus pada aktivitas penyimpanan barang. Baik itu bahan baku untuk produksi maupun barang jadi hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu. Pada akhirnya barang jadi hasil produksi tersebut akan dikirimkan ke beberapa lokasi yang dituju sesuai dengan permintaan.
Tidak hanya stok barang jadi maupun bahan baku produksi saja. Admin gudang juga perlu mengontrol dan menjaga barang lain yang tersimpan di gudang. Misalnya alat-alat penyimpanan dan lainnya. Seperti bidang pekerjaan lainnya, seorang admin gudang juga memiliki tanggung jawab dan tugas tertentu. Penjelasan keduanya akan diuraikan pada pembahasan selanjutnya.
Tanggung Jawab Seorang Admin Gudang
Ada beberapa tanggung jawab yang harus diemban oleh seorang admin gudang. Tanggung jawab ini harus dilaksanakan dengan baik. Apa saja tanggung jawab admin gudang? Berikut uraian selengkapnya :
1. Bertanggung Jawab Atas Pengiriman Dan Penyimpanan Barang
Admin gudang bertanggung jawab penuh atas pengiriman barang yang ada di gudang. Baik melalui pengolahan atau perintah pemuatan barang yang tepat dan sesuai prosedur keselamatan kerja. Sedangkan dalam hal penyimpanan barang, admin gudang harus senantiasa memastikan barang yang tersimpan benar-benar aman.
Standar keamanan yaitu mencakup aman dari kehilangan, pencurian, atau kerusakan. Admin gudang juga harus menjaga barang yang tersimpan aman dari potensi kebakaran karena jelas dapat merugikan perusahaan.
2. Bertanggung Jawab Dalam Pelaksanaan Bongkar Muat Di Gudang
Tentu saja barang-barang di gudang tidak hanya akan disimpan dan dibiarkan saja. Suatu saat pasti akan terjadi aktivitas bongkar muat barang. Admin gudang memiliki tanggung jawab untuk hal tersebut.
Tidak hanya bertanggung jawab pada aktivitas bongkar muat saja. Namun juga harus menjadi pihak yang ikut menandatangani surat jalan. Termasuk juga surat penerimaan barang yang akan disimpan di gudang.
3. Bertanggung Jawab Atas Kebersihan Serta Kerapian Gudang
Admin gudang juga punya tanggung jawab penuh untuk menjaga kebersihan sekaligus kerapian gudang. Terutama gudang-gudang produk yang perlu tingkat kebersihan yang tinggi, misalnya gudang produk makanan. Selain bersih, admin gudang juga perlu untuk membuat gudang selalu dalam keadaan tertata rapi.
Penataan yang rapi tentu akan mempermudah pekerjaannya sendiri. Misalnya saat ingin mencari barang yang diinginkan untuk dikeluarkan, tentu akan lebih mudah ditemukan.
Baca Juga: Tugas Accounting
Tugas Admin Gudang
Seorang admin gudang tentu punya beberapa tugas yang sudah menjadi kewajibannya untuk dilaksanakan. Bagi yang mungkin berminat ingin melamar pekerjaan dengan posisi tersebut, mungkin pembahasan ini bisa menjadi sumber referensi. Berikut apa saja tugas admin gudang selengkapnya :
1. Menerima Dan Menghitung Setiap Item Stok
Tugas admin gudang yang utama adalah menerima sekaligus menghitung setiap stok barang yang akan disimpan di gudang. Admin gudang harus melakukan pencatatan secara manual tiap-tiap barang yang masuk maupun yang keluar. Nantinya setelah dicatat manual, juga perlu dilakukan input data ke komputer.
Hal ini perlu dilakukan terutama untuk mempermudah pengecekan stok barang. Atau mungkin bisa mempermudah menemukan data, jikalau tiba-tiba data pencatatan manual hilang atau sebaliknya.
Baca Juga: Tugas Bank Indonesia
2. Menerima Pengiriman Barang
Barang-barang perusahaan yang disimpan di gudang ada banyak jenisnya. Mulai dari stok produk jadi, bahan baku produksi dan lain-lain. Suatu saat akan terjadi pengiriman barang misalnya produk jadi yang berasal dari divisi produksi. Atau bisa juga bahan baku yang dikirim oleh supplier. Disini lah tugas admin gudang dibutuhkan. Mereka harus melakukan penerimaan barang yang dikirimkan dari pihak tertentu untuk dimasukkan dalam gudang.
3. Menghitung Sekaligus Membandingkan Antara Jumlah Stok Barang Dengan Data
Seorang admin gudang juga harus senantiasa melakukan perhitungan dan membuat perbandingan. Antara stok fisik barang yang ada di gudang dengan data yang ada. Jika memang ada perbedaan, harus dilakukan langkah perbaikan atau perhitungan ulang. Sampai mendapatkan hasil yang sesuai yaitu jumlah stok fisik yang sama dengan data yang ada.
4. Merapikan Dan Menempatkan Barang Stok Gudang
Stok barang yang tersimpan dalam gudang hendaknya harus senantiasa tertata rapi dan teratur. Hal ini juga merupakan salah satu tugas admin gudang. Mereka harus bisa mengusahakan stok barang di gudang selalu tertata rapi.
Penataan stok barang di gudang yang rapi dan teratur ini bukan tidak ada manfaatnya. Dengan ditata rapi dan teratur, nantinya barang tersebut akan lebih mudah jika ingin dikeluarkan atau jika ingin memasukkan stok baru.
5. Memberikan Tanda Untuk Setiap Klasifikasi Barang Dan Item Tertentu
Stok barang di gudang, apalagi gudang perusahaan besar pasti menyimpan banyak sekali jenis barang. Maka perlu tanda, atau semacam kode untuk mempermudah pencarian barang tersebut jika tiba-tiba dibutuhkan. Tugasnya admin gudang adalah membuat tanda atau kode tersebut.
Namun yang penting adalah membuat tanda harus yang paling mudah dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan. Tanda bisa dibuat dengan menggunakan tag pengenal, stiker, label, atau pun cap tertentu.
Baca Juga: Tugas CEO
6. Memelihara Semua Item Yang Ada Di Gudang
Tidak hanya stok barang saja yang ada di gudang. Ada juga beberapa tempat penyimpanan barang atau alat-alat lain misalnya forklift dan sebagainya. Semua itu harus selalu dijaga dan dipelihara oleh seorang admin gudang.
Jadi tidak hanya fokus pada stok barang persediaan saja. Namun peralatan dan tempat penyimpanan juga harus dijaga dengan benar. Semua harus tetap dijaga sesuai dengan prosedur keselamatan kerja.
7. Melakukan Analisa Metode Penyimpanan Yang Terbaik
Masing-masing barang yang disimpan di gudang tentu perlu perlakuan yang berbeda-beda. Admin gudang perlu tahu, masing-masing barang tersebut harus disimpan dengan metode yang bagaimana. Caranya mereka harus melakukan beberapa analisis.
Bisa berdasarkan turnover stok barang atau berbasis lingkungan gudang. Banyak juga para admin gudang memilih metode penyimpanan barang dengan melakukan analisis berdasarkan kemampuan fasilitas di dalam gudang itu sendiri.
8. Membuat Surat Jalan
Saat barang keluar misalnya akan dikirim ke pelanggan, seorang admin gudang bertugas membuat surat jalan. Beberapa perusahaan sudah menerapkan beberapa software untuk mempermudah admin melakukan tugas ini. Namun untuk pengisian data, tentu admin gudang perlu memahami dengan betul.
Semua langkah harus benar. Dari mulai pengisian data, hingga surat jalan di print dan diberikan pada pihak yang berwenang.
9. Membuat Laporan
Seorang admin gudang juga harus membuat laporan harian maupun mingguan. Laporan harian biasanya berisi tentang keadaan barang di gudang serta seputar kondisi gudang itu sendiri. Selain membuat laporan harian, admin gudang juga perlu membuat laporan lagi setiap minggunya.
Sedikit berbeda dengan laporan harian yang lebih simple. Laporan mingguan biasanya isinya lebih terperinci. Mulai dari barang yang masuk dan keluar selama seminggu. Hingga laporan barang-barang yang dikembalikan konsumen atau istilahnya barang return.
Itulah uraian tentang apa itu admin gudang dan apa saja tanggung jawabnya. Selain itu dijelaskan juga tentang tugas admin gudang yang ternyata cukup kompleks. Bagi yang ingin mencoba melamar pekerjaan untuk menempati posisi admin gudang, pembahasan di atas bisa jadi sumber referensi.
