Tugas Sekretaris – Dalam setiap perusahaan maupun organisasi sudah tidak asing lagi dengan yang namanya sekretaris. Tugas Sekretaris adalah membantu seorang pemimpin.
Hal inilah yang membuat posisi sekretaris berada tak terlalu jauh dari seorang pemimpin. Adanya sekretaris sangat memudahkan dan membantu segala pekerjaan dari seorang pemimpin.
Sekretaris tidak hanya membantu pekerjaannya tapi juga mengatur dan mempersiapkan jadwal meeting atau rapat seorang pemimpin. Sebelum membahas lebih jauh mengenai tugas dari seorang sekretaris, berikut penjelasan mengenai pengertian dari sekretaris serta peran dan tujuan adanya sekretaris.
Pengertian Sekretaris
Sebelum mencari tahu tentang tugas sekretaris tentunya harus paham dulu apa itu sekretaris. Kata sekretaris diambil dari bahasa Latin yaitu secretum yang berarti rahasia. Hal ini berarti sekretaris mengetahui segala rahasia perusahaan atau organisasi. Jadi sekretaris mempunyai tugas untuk membantu seluruh anggota yang ada di sebuah perusahaan atau organisasi sebagai orang terpercaya dari seorang pemimpin.
Sekretaris merupakan orang yang harus mampu menjaga dan memegang rahasia perusahaan dan rahasia pimpinan. Hal ini dikarenakan pimpinan mempunyai kebijakan awal yang dikeluarkan mengenai rahasia perusahaan yang akan diketahui oleh seorang sekretaris. Karena pada dasarnya tugas dari seorang sekretaris adalah membantu untuk meringankan tugas dari seorang pemimpin.
Baca Juga: Tugas Kpps
Jenis-Jenis Sekretaris
Setelah mengetahui pengertian sekretaris, selanjutnya yaitu mengetahui jenis-jenis sekretaris. Sekretaris tidak hanya ada di sebuah perusahaan tapi ada juga di sebuah organisasi atau bahkan sekretaris pribadi. Berikut jenis-jenis sekretaris:
1. Sekretaris Organisasi
Jenis sekretaris yang pertama yaitu sekretaris organisasi. Sekretaris ini juga dikenal dengan sekretaris sebuah perusahaan, instansi dan juga excecutive secretary. Tidak hanya bertugas sebagai seorang yang menjalankan perintah dari pimpinan, sekretaris jenis ini juga merangkap sebagai manager yang ada di bidang kesekretariatan. Sekretaris ini bisa dilihat pada sekretaris kabinet, jenderal, wilayah dan lain sebagainya.
2. Sekretaris Pimpinan
Jenis sekretaris ini yang umum dijumpai pada sebuah perusahaan atau organisasi. Sekretaris menjalankan tugas tertentu sesuai dengan apa yang diperintahkan oleh seorang pmpinan. Tujuannya adalah membantu dan meringankan tugas dari seorang pemimpin tersebut.
3. Sekretaris Pribadi
Terakhir adalah sekretaris pribadi. Tugasnya tidak jauh berbeda dengan sekretaris pemimpin perusahaan. Hanya saya tugas atau kegiatan yang dilakukan bersifat pribadi. Jadi yang menggaji sekretaris pribadi ini adalah perorangan. Orang tersebutlah yang menggaji sekretaris pribadi karena dia yang meminta sekretaris tersebut mengerjakan tugas pribadinya.
Baca Juga: Tugas Operator Sekolah
Tugas-Tugas Sekretaris
Setiap pekerjaan pasti memiliki tugas dan perannya masing-masing, begitu juga dengan sekretaris. Ada cukup banyak tugas sekretaris yang harus mereka emban selama bekerja di perusahaan atau organisasi tersebut. Berikut beberapa tugas dari seorang sekretaris:
1. Tugas Rutin
Tugas ini adalah tugas yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris tanpa perlu menunggu perintah atasan. Biasanya tugas ini meliputi:
- Menyusun arsip dan surat-surat
- Membuka dan membaca surat yang masuk untuk atasan
- Menerima telepon masuk dan menelpon klien
- Menyambut tamu yang datang atau mewakili atasan bila tidak bisa hadir menemui tamu tersebut
2. Tugas Istimewa
Dimaksudkan dengan tugas istimewa karena sekretaris bertugas untuk mempersiapkan segala kebutuhan pimpinan perusahaan atau organisasi. Sekretaris juga menjadi jembatan penghubung antara pimpinan dengan klien yang akan bekerjasama.
3. Tugas Khusus
Untuk tugas khusus ini sekretaris tidak perlu melakukannya setiap hari. Sekretaris hanya melakukan tugas ini apabila diperintah oleh pimpinannya. Meskipun tugas ini jarang diberikan oleh pimpinan kepada sekretarisnya, bukan berarti harus dikerjakan sembarangan. Jadi sekretaris harus tetap menjalankan tugas khusus ini apabila pimpinan memerintahkannya.
Jika pimpinan memberikan tugas khusus itu artinya pimpinan memberi kepercayaan lebih pada sekretarisnya. Tugas khusus ini tentu menyangkut rahasia perusahaan.
4. Tugas Dalam Pertemuan Bisnis
Business Meeting atau dikenal dengan pertemuan bisnis adalah pertemuan atau perkumpulan antara perorangan atau lebih untuk memberi dan menerima informasi. Selain itu pertemuan ini juga berguna untuk membahas atau mencari masalah yang terjadi pada perusahaan atau organisasi.
Dengan tujuan agar pertemuan bisnis ini berjalan lancar sampai terjadi tekan kontrak antar perusahaan atau organisasi. Tugas sekretaris ini terbilang cukup berta dan juga melelahkan. Jadi sekretaris harus cerdas dan cekatan bila sedang menjalani tugas pertemuan bisnis.
5. Tugas Keuangan
Selain itu sekretaris juga memiliki tugas untuk menandatangani keuangan atau petty cash. Sekretaris bertugas mengatasi suatu masalah keuangan misalnya melakukan penarikan uang dan menyimpan sejumlah uang di Bank. Tidak hanya itu sekretaris juga bertugas untuk membayar sumbangan dana yang mengatasnamakan pimpinan, membayar pajak, dan juga tagihan listrik perusahaan atau organisasi. Menyerahkan catatan yang berisi pengeluaran sehari-hari yang dilakukan pimpinan dan juga perusahaan.
Baca Juga: Tugas Supervisor
6. Tugas Resepsionis
Selain memiliki tugas untuk membantu pimpinan, sekretaris juga memiliki beberapa tugas resepsionis yang memang berkaitan langsung dengan pimpinan. Misalnya menerima dan juga menjawab telepon masuk dari klien, mencatat segala janji yang dibuat oleh klien untuk pimpinan, menyiapkan dan menyusun jadwal kerjasama serta menerima dan menyambut tamu yang datang untuk menemui pimpinan.
7. Tugas Kreatif
Seorang pekerja memang harus memiliki sifat kreatif dan juga inisiatif, begitu juga dengan sekretaris. Sekretaris dituntut untuk menjadi orang yang kreatif agar bisa mengusulkan ide atau pertimbangan mengenai hal-hal yang bisa membantu meringankan pekerjaan dari pimpinan. Tugas kreatif ini bisa berupa mengikuti kegiatan seminar untuk mengembangkan kemampuan diri seorang sekretaris, membuat perencanaan kerja, memahami tentang kas kecil dan juga meningkatkan efisiensi kerja.
Peran Seorang Sekretaris
Selain memiliki tugas yang harus dilakukan, sekretaris juga mempunyai peran yang harus dijalankan baik terhadap atasan maupun bawahan atau anggota lainnya. Berikut dua peran yang dimiliki sekretaris :
1. Peran Terhadap Pimpinan
Sekretaris memiliki peran penting terhadap pimpinan. Selain membantu meringankan tugas pimpinan sekretaris juga menjadi penghubung antara orang-orang yang ingin melakukan pertemuan atau pun berkomunikasi dengan pimpinan. Sekretaris juga berperan sebagai pemberi informasi penting untuk seorang pimpinan.
Berperan sebagai perpanjangan tangan pimpinan terhadap bawahan lain untuk melaksanakan tugas. Tidak hanya itu sekretaris juga memiliki peran untuk menciptakan ide-ide baru yang akan diusulkan pada pimpinan agar perusahaan atau organisasi lebih berkembang. Sekretaris juga menjadi contoh yang baik atau cerminan untuk semua bawahan.
2. Peran Sekretaris Terhadap Bawahan
Selain memiliki peran yang penting terhadap pimpinan, sekretaris juga memiliki peran yang cukup penting untuk setiap bawahan. Menampung dan menindaklanjuti segala usulan dan juga saran yang diberikan oleh setiap bawahan. Melakukan pendekatan terhadap bawahan dengan tujuan untuk melihat kemampuan dan kekurangan bawahan agar bisa memberi solusi pada bawahan untuk bisa kerja secara maksimal.
Sekretaris juga berperan untuk mengawasi kinerja para pegawai lainnya. Memberikan motivasi kepada semua pegawai agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan lancar. Menetapkan kebijakan secara adil dalam menempatkan pegawai sesuai dengan keahliannya. Tidak hanya itu sekretaris juga berperan untuk memberikan suasana kerja yang nyaman dan komunikatif pada semua bawahan.
Itulah penjelasan mengenai pengertian, peran dan juga tugas sekretaris yang perlu diketahui. Bagi yang ingin bekerja menjadi seorang sekretaris tentu harus paham benar dengan segala tugas dan peran yang akan dijalani nantinya.
Hal ini sangat penting dilakukan agar seorang sekretaris bisa menjadi contoh yang baik untuk semua karyawan lain. Selain itu apabila sekretaris mampu memahami dan menjalankan tugasnya dengan baik tidak menutup kemungkinan akan mendapatkan penghargaan atau apresiasi dari pimpinan dan perusahaan.
