Tugas Administrasi Gudang – Dalam sebuah perusahaan pasti membutuhkan sumber daya manusia untuk mengatur jalannya suatu usaha tersebut. Dari produksi, gudang, mekanik yang membutuhkan tenaga-tenaga kerja yang berkompeten di bidangnya.
Bagian administrasi untuk mengatur jalannya suatu pekerjaan memang sangat dibutuhkan seperti halnya tugas administrasi gudang. Tak hanya itu, ada juga admin penjualan, admin pembelian, admin perpajakan, admin HRD, admin exim maupun admin produksi.
Masing-masing divisi tersebut memiliki tugas yang sesuai dengan jobdesknya. Pada kesempatan kali ini akan membahas salah satu bagian di perusahaan yaitu gudang. Pembahasan lebih khususnya ada pada apa saja tugas administrasi gudang
Apa Itu Administrasi Gudang
Tugas dari kepala gudang yaitu memiliki tanggung jawab agar barang-barang yang ada di gudang tetap terkontrol dengan baik. Pihak kepala gudang membutuhkan administrasi gudang untuk mengatur setiap data-data yang dibutuhkan. Dari pihak kepala gudang harus membuat rincian dari barang-barang tersebut yang bisa dilihat dari jumlahnya, jenis barang atau fisiknya.
Perlu adanya kartu gudang untuk memberikan data apabila terjadi penambahan maupun pengurangan barang untuk proses produksi. Kartu gudang diletakkan di atas barang yang bersangkutan tersebut. Selain itu juga membutuhkan kartu stok gudang untuk memberikan data-data berupa stok barang yang tersedia dalam gudang.
Apa Saja Dasar Dalam Melaksanakan Administrasi Gudang
Sebelum membahas mengenai tugas administrasi gudang, ada beberapa dasar yang harus dilaksanakan bagian administrasi gudang khususnya jika perusahaan tersebut perusahaan ritel. Dasar dalam melaksanakan administrasi gudang yaitu adanya barang, PO dan faktur. Barang yang dikirim oleh supplier ke perusahaan akan diterima pada bagian gudang receiving. Pihak gudang mengecek barang yang datang dengan PO yang ada.
PO merupakan kepanjangan dari purchase order yang mana dimaksudkan sebagai order pembelian yang telah dibuat oleh divisi pembelian. Yang perlu diperiksa dari pihak gudang diantaranya tanggal permintaan, jumlah barang dan keadaan fisik. Jika sudah sesuai dari pihak supplier, bagian pembelian dan gudang harus menyetujui. PO terdiri dari rangkap tiga yang mana digunakan untuk bagian keuangan, bagian entry data dan gudang.
Untuk selanjutnya yaitu faktur. Setelah barang sampai ke gudang dari pihak supplier akan mencetakkan faktur. Faktur merupakan data komersial yang terperinci antara penjual dan pembeli. Hal terpenting dalam faktur yaitu ada nomer faktur yang berguna untuk setiap transaksi maupun untuk pembayaran dan laporan pajak.
Bagaimana Sistem Administrasi Gudang
Sistem administrasi gudang digunakan untuk mengurus data-data pemesanan barang, data permintaan, data stok barang, semua data mengenai barang masuk dan keluar. Ada dua pokok yang penting dalam sistem administrasi gudang yaitu data pemesanan barang dan data inventory.
Data pemesanan barang digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah barang yang dibutuhkan. Pemesanan dilakukan oleh supplier serta mencantumkan jangka waktu pembayarannya. Bagian administrasi harus sering berhubungan dengan supplier agar bisa dijadikan langganan jika barang yang diberikan sesuai.
Selanjutnya, ada data inventory yang mana pada dasarnya administrasi menjadi dasar dalam melakukan pencatatan arus masuk dan keluar. Untuk itu membutuhkan akurasi data yang meliputi jumlah stok barang yang tersedia di gudang, klaim pembayaran barang masuk dan keluar, dasar memesan barang maupun mempelajari trand sales.
Apa Saja Tugas Administrasi Gudang
Pada dasarnya admin gudang berguna untuk membantu kepala gudang dalam merekap semua data-data yang dibutuhkan gudang yang mana bertujuan agar semua barang yang ada di gudang tetap rapi, terstruktur dan memiliki tatanan yang jelas agar memudahkan produksi dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar, berikut beberapa tugas administrasi gudang :
1. Melakukan Tata Buku Pergudangan Yang Jelas Dan Mudah Dicek Kembali
Banyaknya barang yang ada di gudang dengan masing-masing jenis yang berbeda yang ada mengharuskan tugas administrasi gudang untuk lebih berhati-hati dalam membuat tata buku pergudangan. Yang mana bisa dikelompokkan per barang lalu setelah dikelompokkan per barang bisa dikategorikan dengan per ukuran yang sesuai agar mudah dicari. Penempatannya juga harus tertata rapi sesuai dengan jenisnya agar mudah dicek kembali.
2. Menerima Kiriman Barang Untuk Disimpan Di Gudang
Setiap perusahaan tentu memiliki gudang untuk menyimpan barang-barangnya baik barang jadi maupun barang mentah. Ketika supplier mengirimkan barang ke suatu perusahaan, dari pihak gudang akan membongkar barang dan surat jalannya diberikan oleh administrasi gudang. Kemudian dari administrasi gudang mengecek barang yang datang sesuai dengan surat jalan atau tidak.
3. Melakukan Pembukuan Untuk Mutasi Barang Jika Terjadi Mutasi
Maksudnya di sini, jika barang yang ada di gudang dari pihak meminta bahan ke gudang untuk dikirimkan ke produksi. Biasanya pihak dari admin gudang meminta form permintaan bahan untuk dijadikan rekap data pembukuan bahwa ada mutasi barang dari gudang ke bagian produksi. Form permintaan barang itu direkap untuk mengecek agar barang yang digudang tetap balance.
4. Membuat Pembukuan Administrasi Barang Dan Gudang
Ada beberapa pembukuan yang harus di lakukan yang merupakan salah satu tugas administrasi gudang. Pembukuan dari gudang meliputi buku penerimaan, pengeluaran gudang dan persediaan. Untuk buku penerimaan memuat setiap bukti atau dokumen-dokumen ketika ada penerimaan barang datang dari supplier. Buku pengeluaran gudang bukti penyerahan barang ke divisi lain. Sedangkan buku persediaan barang memuat penambahan, pengurangan maupun persediaan pada barang.
5. Melakukan Pencatatan Persediaan Barang Di Gudang
Untuk mencatat persediaan barang bisa dilakukan baik secara manual maupun komputerisasi. Berikut cara secara manual yaitu bisa dilakukan pencatatan secara terus menerus maupun pencatatan periodik. Pencatatan secara terus menerus dilakukan secara berkelanjutan. Jika ada barang masuk maupun keluar bisa di catat pada sisi debit maupun kredit.
Yang kedua ada sistem pencatatan yang dilakukan secara periodik yang mana bisa dilakukan dengan tiga cara yaitu FIFO dan LIFO. First In First Out (FIFO) dapat diartikan barang yang masuknya awal juga harus dikeluarkan lebih dahulu juga. Last in First Out (LIFO) yang mana pencatatan yang dicatat paling ujung makan barang itulah yang akan dikeluarkan pertama.
6. Membuat Laporan Harian Mengenai Keadaan Barang Di Gudang
Banyaknya transaksi yang berada di gudang mulai dari menerima barang datang supplier maupun mengeluarkan barang untuk diproduksi dan itu terjadi setiap hari, maka tugas administrasi gudang perlu selalu mengecek dan membuat laporan harian barang mana saja yang hari ini baru datang maupun sudah diminta oleh bagian produksi.
7. Mengelola Administrasi Dan Dokumentasi Gudang
Ini juga merupakan salah satu dari tugas administrasi gudang yang mana dokumentasi perlu dijaga dan diperhatikan dengan benar. Setiap dokumentasi tentang barang-barang yang tersedia di gudang dari pihak admin harus benar-benar menyimpannya dengan benar agar bisa dijadikan bukti ketika di gudang terjadi suatu masalah.
Demikian ulasan tentang administrasi gudang, dasar melaksanakan administrasi gudang dan sistem dari administrasi gudang. Bagi yang ingin bekerja menjadi admin gudang perlu mempelajari tugas administrasi gudang di atas.
