Tugas Customer Service – Customer service adalah jenis pekerjaan yang sering ditemui di hampir segala tempat atau lingkungan pekerjaan, baik itu tempat umum maupun kantor resmi.
juaNamun, apakah ada yang tahu mengenai tugas customer service? Tentu saja tugasnya bukan hanya mengangkat telepon atau mendengarkan keluhan pelanggan saja.
Tugas customer service jauh lebih banyak daripada itu dan maka dari itu pekerjaan ini membutuhkan pengalaman serta kemampuan yang mahir. Selain mendengarkan keluhan pelanggan, customer service juga mempunyai tugas lainnya. Berikut ini beberapa penjelasannya.
Tugas Customer Service
Secara umum, customer service adalah orang yang melayani segala kebutuhan pelanggan maupun keperluan tamu. Namun di balik tugasnya itu, customer service memiliki tugas yang lebih penting lainnya. Berikut ada beberapa tugas yang harus dilakukan oleh seorang customer service :
1. Melayani dan Memenuhi Kebutuhan Pelanggan
Sebagai orang yang bekerja di bidang komunikasi, tugas customer service adalah membina hubungan baik dengan pelanggan. Customer service bertanggung jawab untuk melayani kebutuhan pelanggan bahkan menjawab pertanyaan sehubungan dengan pekerjaannya. Customer service harus memiliki jiwa yang sabar dan tekun dalam menekuni tugas ini karena seringkali terjadi beberapa pelanggan akan mudah tidak sabar ketika diberikan pelayanan.
2. Sebagai Pemberi Solusi Dalam Setiap Kebutuhan Pelanggan
Tentunya customer service selalu berhadapan dengan pelanggan yang memiliki kesulitan dalam memahami jasa yang ditawarkan. Tugas customer service lah yang memberikan solusi kepada pelanggan. Customer service harus bersikap cekatan dan memberikan jawaban yang terbaik.
3. Penerima Tamu
Seorang customer service biasanya akan ditempatkan di bagian depan sebuah kantor dan seringkali menjumpai tamu atau relasi penting perusahaan. Tugas customer service adalah dengan ramah dan cekatan menerima tamu dan menanyakan keperluannya. Jika tamu yang ditanyakan sudah mengetahui keperluannya, maka customer service akan memberikan informasi kepada orang yang bersangkutan.
4. Sebagai Komunikator Yang Baik
Seorang customer service haruslah cakap. Dengan kecakapannya, tugas customer service juga sebagai komunikator yang baik. Bukan hanya tentang pekerjaan dan jasa, namun customer service harus dapat memberikan kenyamanan kepada pelanggan. Customer service harus bersikap ramah dengan pelanggan agar pelanggan akan merasa nyaman dan mau memakai jasa perusahaan.
5. Menjadi Penjamin Keamanan yang Baik bagi Pelanggan
Seorang customer service haruslah memiliki sifat amanah dalam menjaga data rahasia milik pelanggan. Karena seringnya bertemu berbagai macam pelanggan, seorang customer service haruslah bersikap amanah ketika pelanggan memberikan informasi pribadi. Hal itu untuk membuat pelanggan merasa nyaman dan aman ketika memakai jasa perusahaan.
6. Pemberi Informasi yang Baik
Seorang customer service biasanya terlihat di pusat perbelanjaan. Customer service seperti ini memiliki tugas sebagai informan yang baik. Seorang customer service haruslah mengetahui semua seluk beluk pusat perbelanjaan bahkan segala macam infonya. Karena dengan begitu, maka customer service dapat memberikan pelayanan yang baik pada pelanggan.
Dasar-Dasar Pelayanan Seorang Customer Service
Meskipun tugas customer service hanya sebatas berhubungan dengan pelanggan, namun customer service memiliki peranan penting dalam perusahaan. Sebuah hubungan baik antar pelanggan dan perusahaan dipertaruhkan pada customer service. dengan peranan itu, seorang customer service haruslah memahami dasar-dasar pelayanan yang baik dan benar.
1. Berpenampilan Rapi dan Bersih
Menjadi seorang customer service tentu saja harus memperhatikan penampilan. Seorang customer service merupakan wajah perusahaan. Maka dari itu terdapat kualifikasi tersendiri dalam memilih customer service di tiap perusahaan. customer service yang memiliki penampilan baik dan rapi maka akan membuat pelanggan nyaman dan menaruh kepercayaan pada perusahaan.
2. Percaya Diri
Karena akan berhubungan dengan pelanggan, maka seorang customer service haruslah percaya diri. Dalam hal ini adalah memiliki kepercayaan diri ketika melayani pelanggan sehingga pelanggan akan percaya pada perusahaan.
3. Memiliki Sifat Yang Ramah dan Perfeksionis
Seorang customer service di Bank biasanya akan memahami setiap nama nasabah yang memakai jasa perusahaan dan berusaha menyebutkan namanya ketika nasabah datang. Itu merupakan salah satu contoh detail sifat perfeksionis dari customer service. dengan memiliki kedua sifat ini maka pelanggan akan memiliki pandangan baik pada perusahaan.
4. Memiliki Sifat Tenang, Sopan dan Hormat
3 sifat ini harus senantiasa dimiliki oleh seorang customer service. customer service harus memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan dengan bersikap sopan dan tenang ketika menghadapi pelanggan. Customer service juga tidak boleh bersikap terburu-buru. Ketika menghadapi seorang pelanggan, customer service haruslah selalu hormat dan tidak terburu-buru agar dapat memberikan pelayanan yang terbaik.
5. Berbicara Dengan Intonasi Jelas Serta Berbahasa Yang Baik
Karena bekerja di bagian komunikasi, tentunya customer service haruslah memiliki kemampuan bicara yang baik dan berintonasi jelas. Ketika memberikan penjelasan kepada pelanggan, seorang customer service haruslah cakap dan memiliki lafal ucapan yang jelas agar pelanggan tidak kesulitan dalam mengerti.
Sikap Dalam Pelayanan Customer Service
Seorang customer service memiliki asas dalam pelayanan yaitu ‘Pelayanan Prima’. Dengan memberikan pelayanan ini kepada pelanggan, maka customer service secara langsung memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan. Sikap dalam pelayanan prima ini adalah yang paling penting harus diketahui oleh customer service.
1. Sikap Ramah
Sebagai orang yang terhubung dengan masyarakat, customer service harus memiliki sikap ramah. Customer service harus senantiasa membangun suasana yang ramah dan menciptakan hubungan baik dengan pelanggan.
2. Sikap Sopan
Seorang customer service harus senantiasa sopan terhadap seluruh lapisan pelanggan tanpa mempedulikan strata pendidikan maupun jabatan. Dengan begitu seorang customer service akan dihargai oleh pelanggan.
3. Sikap Membantu serta Waspada
Seorang customer service haruslah memiliki kewaspadaan dibalik sikap membantunya. Customer service harus bersikap tanggap dalam menghadapi keluhan pelanggan serta pemberi solusi yang baik. Customer service harus selalu bersikap waspada terhadap ancaman ketika melayani pelanggan. Apabila customer service dalam keadaan yang tidak aman, maka diperlukannya andil dari seorang petugas keamanan.
4. Sikap Teliti
Dalam melayani kebutuhan pelanggan, customer service haruslah teliti. customer service harus memperhatikan secara detail segala bentuk pertanyaan pelanggan maupun mengerjakan proses informasi yang diinginkan pelanggan sehingga ke depannya tidak akan mendapatkan keluhan dari pelanggan.
5. Sikap Informatif
Seorang customer service haruslah mempunyai sikap yang informatif. dalam memberitahu informasi, customer service dianggap sebagai pusat informasi yang handal sehingga pelanggan akan mempercayai customer service 100 persen. Untuk itu, seorang customer service harus memiliki sikap ini untuk memberikan pelayanan prima pada pelanggan.
6. Sikap Menghargai Waktu
Seorang customer service tidak boleh bertele-tele dalam memberikan pelayanan. Terutama apabila customer service sedang berfungsi sebagai deskman. Maka customer service haruslah menghargai waktu dan mengerjakan tugasnya sebaik mungkin dengan teliti.
Itulah beberapa penjelasan mengenai tugas customer service serta beberapa hal terkait dengan customer service. sebagai pemberi layanan, tentunya pekerjaan customer service tidaklah mudah. Customer service haruslah memberikan sikap yang baik dan tidak membawa perasaan pribadi pada pekerjaan. Customer service haruslah bersikap professional serta cakap dalam memberikan pelayanan agar pelanggan tidak kecewa pada perusahaan.
