Tugas Administrasi – Dalam perusahaan baik besar atau kecil tentu saja memiliki bagian kerja masing-masing yang tentu saja semua karyawannya sangat menunjang keberlangsungan perusahaan tersebut. Salah satunya yang bekerja sebagai administrasi, dimana biasanya selalu ada di setiap perusahaan.
Untuk tugas administrasi sendiri cukuplah banyak pekerjaannya, dimana setiap pekerjaannya biasanya berhubungan dengan klien, karyawan dan pemimpin. Sedangkan untuk pekerjaannya dapat dilakukan baik oleh wanita ataupun laki-laki semua itu karena tidak ada patokan khusus mengenai hal tersebut.
Hal Mengenai Administrasi
Tentu jika membahas mengenai administrasi hampir setiap orang pernah mendengarnya dan juga sedikit paham mengenai tugas seorang administrasi. Administrasi merupakan suatu kegiatan mengenai penyelenggaraan kebijakan kantor sebagai sarana mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dimana administrasi bertanggung jawab dalam hal mencatat, menyurat, pembukuan, mengetik, mengagenda dan masih banyak hal lainnya. Semua hal mengenai hal tersebut harus dipastikan oleh seorang administrasi bahwa telah dalam keadaan baik.
Selain itu seorang administrasi harus memiliki sifat ramah dimana diharuskan mampu berkoordinasi dengan karyawan dari bagian lain. Sehingga jika sedang ada rapat besar yang mengundang semua karyawan semua bagian, administrasi harus mampu mengkoordinasikannya. Pengelolaan dokumen yang dilakukan oleh administrasi ini sangatlah berguna bagi citra perusahaan. Dimana keresmian suatu perusahaan berasal dari dokumen yang telah dikeluarkan oleh seorang administrasi.
Seorang administrasi juga harus memiliki kecakapan dalam berkomunikasi karena tidak hanya harus menjalin hubungan baik dengan karyawan kantor namun juga dari luar kantor. Dimana administrasi ini adalah kunci utama seluruh kegiatan di perusahaan berjalan sesuai dengan semestinya.
Berbagai Tugas Administrasi Di Perusahaan
Dari penjelasan di atas sebenarnya sedikit banyak sudah jelas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seorang administrasi. Namun perlu diketahui itu hanya pekerjaan secara umum saja karena nyatanya masih banyak lagi pekerjaan administrasi. Dimana setiap pekerjaannya ini sangatlah penting menunjang keberlangsungan perusahaan. Berikut berbagai tugas administrasi di perusahaan yang perlu diketahui dan dapat dijadikan referensi:
1. Menjawab Telepon
Terdengar sepele namun nyatanya tidak semudah itu dalam menjawab telepon masuk karena tentu saja ada klien dan orang penting lainnya yang pasti akan menghubungi. Dimana seorang administrasi diharuskan bersikap ramah dan tidak boleh grogi saat menjawab panggilan telepon. Teknik mudahnya adalah dengan mengangkat telepon menggunakan tangan kiri sedangkan tangan kanan siap memegang pena guna mencatat percakapan penting dalam telepon. Selain itu seorang administrasi harus mampu paham apa yang dimaksud penelepon serta memberikan informasi yang sesuai.
Menjawab telepon merupakan tugas administrasi yang secara rutin dilakukan setiap hari. Terkadang juga bukan hanya menerima saja namun seorang administrasi juga melakukan panggilan keluar kantor. Sehingga kemampuan berkomunikasi yang baik sangatlah diperlukan. Namun ini hanya berlaku untuk perusahaan sekala menengah kebawah. Jika sudah perusahaan besar tentu ada bagian-bagian lainnya yang turut membantu seperti customer service dan sekretaris.
2. Melayani Klien Dengan Baik
Baik itu melalui panggilan telepon atau seorang klien yang datang ke perusahaan langsung seorang administrasi harus mampu memberikan pelayanan yang baik. Dimana seorang administrasi diharuskan mampu tanggap memahami karakter klien serta maksud dan tujuan yang diinginkan klien. Semua itu karena memang tugas administrasi diharuskan bertemu dan melayani banyak orang setiap harinya. Klien yang puas tentu saja akan sangat berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan.
3. Membuat Surat
Jika perusahaan besar tentu saja surat menyurat diurus oleh seorang sekretaris namun kebanyakan perusahaan menggunakan seorang administrasi untuk mengurus surat. Tentu saja surat yang dibuat bukanlah surat sembarangan namun surat resmi yang memang ada susunan dan struktur tertentu yang harus dipahami terlebih dahulu. Banyak sekali surat yang harus dipahami dan dibuat oleh administrasi dan kesalahan sedikit saja bisa berakibat fatal karena surat adalah cermin dari perusahaan tersebut.
4. Membuat Jadwal
Seorang administrasi harus paham dan mengetahui jadwal pimpinannya sehingga saat seorang klien menelpon dan hendak melakukan kegiatan pertemuan tidak akan sulit. Dimana jadwal dapat ditentukan terlebih dahulu dengan pertimbangan pemimpin namun setidaknya seorang administrasi harus memberikan gambaran pada klien. Jika urusan privat pimpinan biasanya diurus oleh sekretarisnya dan yang global diurus oleh administrasi. Namun ada juga kedua hal tersebut diurus oleh administrasi, semua tergantung kebijakan perusahaan.
5. Menyusun Agenda Kantor
Seperti yang dijelaskan di atas bahwa saat menjawab telepon diharuskan mencatat berbagai macam informasi penting. Dimana nantinya informasi tersebut dijadikan bahan untuk menyusun agenda kantor. Semua itu karena tidak semua perusahaan memiliki seorang sekretaris sehingga tugas administrasi akan bertambah. Agenda kantor inilah yang harus diperhatikan saat penyusunannya jika tidak benar jadwal pimpinan bisa berantakan.
6. Rekap Data (Entri) Perusahaan
Tidak jauh berbeda dengan agenda kantor, tugas administrasi selanjutnya adalah rekap data perusahaan yang berhubungan baik dengan klien ataupun bagian lainnya. Semua hal tersebut wajib direkap datanya sehingga informasi mengenai klien, konsumen akan jelas diketahui. Jika perusahaan yang cukup besar seorang administrasi hanya menerima hasil rekapan setiap bagian. Dimana nantinya disusun kembali oleh seorang administrasi, berbeda jika perusahaan kecil. Tentu saja semua rekap data dilakukan oleh seorang administrasi sendiri.
Untuk itulah seorang administrasi harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam rekap data. Data yang wajib direkap dengan cara yang berstruktur adalah alamat dan nomor telepon. Dimana jika suatu hari pimpinan menyuruh menghubungi klien kembali tidak akan sulit.
7. Membuat Data Berkas
Tugas administrasi berikutnya adalah membuat data terekap dalam bentuk berkas yang dimana bertujuan agar mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. Contoh kecilnya setiap surat masuk dan keluar perusahaan selain dicatat tanggal pembuatannya juga dilampirkan suratnya. Terutama surat masuk, diharuskan dimasukkan dalam satu agenda sehingga mudah dilacak jika diperlukan. Pengelolaan berkas ini sangatlah penting sehingga tidak akan pusing jika diharuskan mencari berkas lama beberapa tahun silam.
8. Membuat Arsip Data
Perlu diketahui arsip data terdiri dari 2 macam yaitu elektronik dan juga fisik salah satunya adalah segala bukti transaksi yang dilakukan perusahaan. Segala bukti tersebut bisa berupa kwitansi, struk pembayaran, faktur, laporan harian, pajak dan lainnya. Semua data tersebut ialah contoh data fisik yang harus diarsipkan sehingga dapat dijadikan bukti jika ke depannya terjadi masalah menyangkut data tersebut.
Sedangkan untuk data elektronik sendiri merupakan file yang harus disimpan ke dalam komputer sehingga keabsahan data akan didapatkan dengan baik. Saat ini lebih banyak perusahaan memilih mengarsipkan data melalui komputer yang terbukti lebih aman. Namun walau begitu pengarsipan fisik harus tetap dilakukan. Pengarsipan ini merupakan hal wajib yang harus dipahami oleh seorang administrasi sebuah perusahaan.
9. Menyusun Ruang Rapat
Rapat akan selalu dilakukan baik setiap minggu ataupun bulan oleh perusahaan dan rapat tersebut juga bisa dilakukan di dalam perusahaan atau dengan orang luar perusahaan. Sehingga seorang administrasi harus mampu mempersiapkan segala hal yang dibutuhkan mulai dari ruangan, makanan, peralatan kantor dan hal lainnya. Selain itu pastikan segala informasi diterima oleh berbagai pihak dalam rapat dengan baik juga.
10. Membuat Dan Mengevaluasi
Selain urusan rapat dan berkas, tugas administrasi berikutnya adalah membuat dan mengevaluasi kinerja harian ataupun bulanan pada setiap bagian perusahaan. Apakah kinerja telah baik dan mencapai tujuan yang diinginkan. Dimana nantinya hal ini harus dilaporkan kepada atasan sebagai bahan informasi. Sehingga tidak akan ada masalah baik dalam dan luar perusahaan yang tidak diketahui oleh pimpinan.
11. Pengadaan Alat Tulis Kantor
Dalam kegiatan kantor tentu saja banyak barang dan peralatan yang harus disiapkan guna menunjang keberlangsungan perusahaan. Dimana tugas administrasi selanjutnya adalah memastikan kebutuhan barang dan peralatan kantor setiap karyawan terpenuhi. Dimana kebersihan dan keamanan serta kualitas suatu alat perkantoran juga dalam tanggung jawab administrasi.
Itulah berbagai hal mengenai tugas administrasi yang harus dipahami dan dapat dijadikan referensi. Pekerjaan seorang administrasi memang cukuplah banyak namun hal itu kembali lagi pada kebijakan perusahaan. Namun sedikit banyak begitulah tanggung jawab jika menjadi seorang administrasi pada sebuah perusahaan.
